Logistik


"Hast du mein Cuttermesser gesehen?" 
"Ne Wieso? Hast du es schon wieder in einer Palette vergessen?"
 

Die 5 teuersten Logistikfehler im Unternehmen – und wie man sie erkennt, bevor sie teuer werden!

Der Alltag im Lagerleben

Es wirkt wie typischer Alltag in der Logistik und so ziemlich jeder Lagerist kann es nachvollziehen: Der Kollege sucht bereits seit mehreren Minuten nach dem richtigen Artikel, weil der angegebene Lagerplatz leer ist. Vollkommen verdutzt kommt er mit leeren Händen zurück und es wird klar: Der Bestand im System ist fehlerhaft und nicht richtig gepflegt. Daraufhin muss der Auftrag kurzfristig umgeplant werden. Die verantwortliche Schnittstelle wird über den Fehler informiert und darf sich anschließend mit einem verärgerten Kunden herumschlagen. Neben der Leerlaufzeit des Kommissionierers und einem unprofessionellen Auftreten der Firma wird die Lieferung daraufhin auch noch verspätet zugestellt.

„Kann ja mal passieren!“ Wer die Praxis kennt, sieht darin oft nur Kleinigkeiten, die eben zum Berufsalltag gehören. Das Problem entsteht allerdings, sobald solche Fälle zum täglichen Normalzustand werden. Wertvolle Ressourcen wie Arbeitszeit, hohe Personalkosten, ungenutzte Lagerfläche und fehlerhafte Bestände führen nicht nur zu Kundenunzufriedenheit, sondern schlagen sich auch massiv in den Betriebskosten nieder. Problematisch wird es vor allem dann, wenn solche Fehler gar nicht dokumentiert werden und sich schleichend im Alltag etablieren. Unnötige Wege, zusätzliche Abstimmungen, Fehlbestände und improvisiertes Handeln, um die Situation im Nachgang zu schlichten, verursachen nicht nur Stress, sondern kosten auf lange Sicht brutal viel Geld.

Aus jahrelanger praktischer Erfahrung in der Logistik sind mir dabei immer wieder ähnliche Muster aufgefallen. Fast so, als würden die Logistikfehler einem eigenen Algorithmus folgen, dem in der Praxis jedoch kaum Beachtung geschenkt wird. Wer im Lager arbeitet, ist die Probleme gewohnt. Aus kaufmännischer Sicht wiederum werden die Fehler viel zu selten systematisch erfasst und analysiert.

Die folgenden Punkte bilden daher die geläufigsten Problemfelder ab, die über einen längeren Zeitraum massiv ins Geld gehen können – die sich mit den richtigen Handgriffen jedoch effizienter gestalten lassen.

1. Fehlende Bestandstransparenz

Der Bestand muss stimmen!

Nicht nur für die Buchhaltung, sondern als eine der wichtigsten Grundlagen in der Logistik ist ein fehlerfreier Bestand essenziell. Ich habe schon sehr viele Inventuren erlebt, bei denen man lediglich anfängt, die Differenzen nachträglich zu korrigieren und auf irgendwelche Kostenstellen auszubuchen, damit das Inventar im System wieder sauber aussieht. Dabei kann im Nachgang keiner mehr so richtig nachvollziehen, was im Laufe des Jahres eigentlich alles schiefgelaufen ist. Man gewöhnt sich an diesen Zustand und erfahrene Lageristen rechnen schon im Vorfeld mit hohen Differenzen.

Genau hier startet bereits die Kostenspirale. Wenn die Mitarbeiter dem eigenen Lagerbestand nicht mehr vertrauen, beginnen sie zu improvisieren. Der Kommissionierer findet die Ware nicht am richtigen Platz und stellt Rückfragen an Kollegen oder die Führungskraft. Schon wird unnötig Arbeitszeit für einen Fehler aufgewendet, dessen Kapazitäten an anderer Stelle dringend gebraucht würden – gerade in der Logistik mit unserer heutigen „Just-in-Time“-Mentalität.

Fehlendes Material, das laut System eigentlich da sein sollte, wird panisch neu bestellt und immer mehr Schnittstellen werden in den Prozess eingebunden. Aus einem kleinen Bestandsfehler entsteht so eine Kette aus massiven Folgekosten. Wenn man solche Problemzonen nicht rechtzeitig erkennt, entsteht eine gefährliche Dynamik.

Meistens wissen die eigenen Mitarbeiter an der Basis ganz genau, wo die Schwachstellen liegen. Allerdings interessiert sich auf Führungsebene kaum eine Instanz für diese Thematik, weil sie im Controlling einfach nicht auftaucht. Statt offen über solche Systemfehler zu sprechen, werden die Lageristen kreativ und entwickeln eigene Methoden und Tricks, die das Problem kurzfristig überbrücken. Langfristig taucht es jedoch immer wieder auf.

Woher weiß ich, dass dieser Punkt auf mein Unternehmen zutrifft?

• Suchen die Mitarbeiter oft nach Ware im Lager?
• Existieren regelmäßige Differenzen zwischen dem Ist-Bestand und dem System?
• Hält das Lager unverhältnismäßig hohe Sicherheitsbestände aus Angst vor Fehlteilen?
• Gibt es bei der jährlichen Inventur immer wieder böse Überraschungen und hohe Differenzen?
• Vertrauen die eigenen Mitarbeiter dem Systembestand überhaupt noch?

Eine saubere, zeitnahe Erfassung der Bestände ist das tägliche „Must-have“ und darf nicht erst am Tag der Inventur relevant werden. Sie bildet die absolute Grundlage für zuverlässige Prozesse und ein seriöses Auftreten vor dem Kunden.

2. Kennzahlen, die niemand nutzt

Kennzahlen, Kennzahlen oder Kennzahlen. Besser bekannt als KPIs (Key Performance Indicators), sind sie die Leibspeise vieler Unternehmen – allerdings oft nur im rein kaufmännischen Bereich. In vielen Logistikzentren werden die Daten zwar fleißig aufgenommen, doch die richtige Herangehensweise besteht darin, diese Zahlen auch aktiv zu analysieren und strategisch damit zu arbeiten!

Dabei sind folgende Fragen entscheidend, damit KPIs ihren eigentlichen Sinn erfüllen:

• Welche Kennzahlen werden erfasst und entsprechen sie der Wahrheit?
  Man kann sich gar nicht vorstellen, wie viele Führungskräfte oder Sachbearbeiter Statistiken in Excel manuell schönen, nur um sich in ein gutes Licht zu rücken. Das eigene Ego wird gefüttert nach dem Motto: „In meinem Bereich passt alles!“ Eine fachliche und sinnvolle Optimierung kann aber nur erfolgen, wenn die Daten ungeschminkt der Wahrheit entsprechen.
• Werden die Kennzahlen richtig gelesen und harte Maßnahmen ergriffen?
  Eine erfasste Kennzahl ist erst einmal nur eine nackte Zahl. Wichtig ist eine fachgerechte Analyse über einen längeren Zeitraum. Im Optimalfall müssen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, um die Ergebnisse nachhaltig zu verbessern.

Die Fragen dürfen und müssen wehtun: Warum brauchen wir so viel Zeit bei der Auftragsbearbeitung? Weshalb entstehen bei uns Pickfehler? In welchem Bereich binden wir unnötige Bestände? Warum muss der Kunde so lange auf seine Lieferung warten? Sind unsere Prozesse perfekt oder müssen wir dringend nachjustieren?

• Welche KPI ist wirklich wichtig für mein Geschäft?
  Zusätzlich zur qualitativen Auswertung ist es entscheidend zu wissen, welche Kennzahlen die echten Schwerpunkte abbilden. Zu viel Zahlenmaterial macht die Lage unübersichtlich. Im schlimmsten Fall bewirkt ein Übermaß an Daten keine Prozessverbesserung, sondern erhöht einfach nur den bürokratischen Aufwand für die Mitarbeiter. Am Ende des Tages ist die Kennzahl das Werkzeug zum Ziel, um das Lager zu optimieren – und kein Dschungel aus komplexen, nutzlosen Daten.

3. Historisch gewachsene Lagerstrukturen und unnötige Wege

„Das liegt schon immer dort.“

In der logistischen Praxis kann genau dieser Satz aufgrund von unverhältnismäßig hohen Wegzeiten und einem sich verändernden Pickbedarf extrem viel Geld kosten!

Gerade über mehrere Jahre hinweg verändert sich das Artikelspektrum in jedem Lager. Neue Materialien werden hinzugefügt, Sortimente erweitert und der Kunde setzt plötzlich ganz andere Bestellprioritäten. Wenn man die Umschlagshäufigkeit, die Pickprozesse oder die klassischen Ladenhüter nicht regelmäßig neu organisiert, verliert das Lager massiv an Effizienz und Performance. Oft werden in Betrieben immer neue Lagerflächen angebaut oder angemietet, ohne sich vorher Gedanken darüber zu machen, wie man die bisherigen Plätze durch eine clevere ABC-Analyse optimal nutzen und strukturieren könnte.

Gerade die reinen Laufwege bei der Kommissionierung kosten unnötig viel Arbeitszeit und somit bares Geld, wenn man kein Auge darauf hat, welche Platzierung aktuell am meisten Sinn ergibt, und diesen Prozess nicht regelmäßig hinterfragt.

Ein Mitarbeiter, der pro Pick drei Meter zu viel laufen muss, wirkt auf den ersten Blick nicht unbedingt kostenintensiv. Wird dieser Prozess allerdings 30-mal am Tag wiederholt, summiert sich das über Wochen, Monate und Jahre. Passiert dies dann nicht nur einem Kollegen, sondern beispielsweise 10 Personen gleichzeitig, bildet sich ein regelrechter, unsichtbarer Verschleiß an teurer Arbeitszeit. Man nimmt ihn im Alltag gar nicht wahr, weil es ja auf den ersten Blick „nur“ drei Meter waren.

Von daher sind folgende Fragen für eine strukturierte Lagerorganisation besonders wichtig:

• Wird der Artikel aktuell wirklich noch so oft benötigt, wie sein Lagerplatz vermuten lässt?
• Ist das Material für den Mitarbeiter ergonomisch leicht zugänglich platziert (schnelldrehende Artikel in der Greifzone)?
• Nutzen wir unsere Wegeführung optimal oder kreuzen und blockieren sich die Mitarbeiter gegenseitig?

4. Fehler werden korrigiert, aber nicht analysiert

Habe ich eine anständige Fehleranalyse?

Gerade in der operativen Logistik ist es in der Praxis oft entscheidend, Probleme schnell und pragmatisch zu lösen. Falsche Bestände werden im System korrigiert, fehlende Artikel händisch gesucht. Eine falsche Lieferung wird aus eigenem Antrieb nachgearbeitet oder ein Auftrag manuell im System umgeplant. Kurzfristig ist der Fehler zwar behoben, aber der eigentliche Ursprung des Problems bleibt unangetastet.

Die entscheidende Frage lautet doch: Warum ist der Fehler überhaupt entstanden?

Wenn man Probleme oder fehlerhafte Prozesse nicht direkt an der Wurzel anpackt, entsteht derselbe Fehler im schlimmsten Fall immer wieder und verursacht permanent unnötigen Mehraufwand. Eine professionelle Fehleranalyse sorgt nicht nur dafür, dass ein entstandener Schaden behoben wird, sondern wirkt präventiv, damit er gar nicht erst wieder auftaucht. Dazu muss man die Ursache finden, erkennen und verstehen, was im Prozess tatsächlich passiert.

Viele Unternehmen machen jedoch den Fehler, bei der Analyse nicht auf der Sachebene nach der Ursache zu suchen. Stattdessen nutzen sie die Situation eher dazu, einen Schuldigen zu bestimmen. Dies schürt Angst und Misstrauen innerhalb der Belegschaft. Die Folge: Kostenintensive Fehler werden von den Mitarbeitern eher vertuscht, was die spätere Recherche noch aufwändiger macht. Ein regelrechter Teufelskreis!

Was sind die klassischen Fehlerquellen im Lager?

• Unklare oder veraltete Arbeitsanweisungen
• Schlechte Kommunikation und mangelhafte Weitergabe von wichtigen Informationen
• Ungeeignete oder starr konfigurierte Systemprozesse
• Eine mangelhafte Zusammenarbeit mit anderen Schnittstellen

Potenzielle Fehlerquellen sind so vielschichtig wie die Menschheit selbst. Durch eine strukturierte Fehleranalyse lässt sich vieles davon systematisch aufbereiten, um Prozessen präventiv entgegenzuwirken.

5. Fehlende Kommunikation zwischen den Schnittstellen

Zusätzliche logistische Probleme existieren nicht nur innerhalb der Bestände oder einer mangelhaften Fehleranalyse – sie scheitern schlichtweg an einer harmonischen Zusammenarbeit betriebsrelevanter Schnittstellen!

Ein typischer, fehlerhafter Prozess in vielen Unternehmen sieht beispielsweise so aus:

Der Einkauf bestellt Ware beim Lieferanten. Der Wareneingang kontrolliert die Lieferung nicht ausreichend und bucht die Ware wie üblich blind ein. Beim Warenausgang wird die Ware mit einer „Passt schon“-Mentalität auf die Reise geschickt. Der Kunde reklamiert die falsche Lieferung schließlich beim Vertrieb, welcher absolut kein Verständnis dafür aufbringt, warum das Lager schon wieder einen Fehler gemacht hat. Der Vertrieb schimpft über das Lager (Wareneingang und Warenausgang), welches wiederum schulterzuckend darauf verweist, dass der Lieferant eh immer Fehler macht. Natürlich kriegt von diesem gesamten Kreislauf der Einkauf überhaupt nichts mit – und bestellt weiterhin munter beim selben Lieferanten.

Es folgt eine unendliche Kettenreaktion von Beschwerden, die durch eine sinnvolle Kommunikation untereinander und Werkzeuge wie eine strukturierte Lieferantenbewertung sofort unterbrochen werden könnte. Jede erwähnte Instanz ist eine lebenswichtige Schnittstelle im Prozess. Doch nur wenn alle Beteiligten sinnvoll zusammenarbeiten und der Informationsfluss gezielt gesteuert wird, lassen sich Prozesse nachhaltig verbessern und optimieren.

Dabei müssen die Schnittstellen zwingend den Gesamtprozess sehen können und nicht nur ihren eigenen, isolierten Bereich. Ein Wareneingang, der schnell bucht, und ein Warenausgang, der die Ware schnell weiterschickt, agieren in ihrer eigenen Welt eventuell hocheffizient – im Gesamtprozess verursachen sie durch diese Hektik jedoch unnötige Kosten. Auch der kostensparendste Einkauf bringt dem Unternehmen nichts, wenn der Lieferant keine Qualität liefert. Die Kunst im Logistikmanagement liegt darin, nicht nur die eigenen Abteilungs-KPIs zu optimieren, sondern stets den Gesamtprozess im Blick zu behalten. Ein effizienter Wareneingang muss nicht zwingend wirtschaftlich sein, wenn die Fehler eigentlich schon im Einkauf verursacht wurden.

Daher ist nicht nur die Frage wichtig: „Welche Schnittstelle erzeugt dieses Problem?“, sondern vor allem: „Wo im Gesamtprozess hat die Fehlerkette angefangen? Welche Schnittstelle ist der wahre Startpunkt?“

Gerade bei der Zusammenarbeit, dem Informationsaustausch und einer gesunden Fehleranalyse, bei der Menschen, Abteilungen, Firmen und verschiedene EDV-Systeme aufeinandertreffen, benötigt es ungemein viel Fingerspitzengefühl, eine gute Planung und starke Führungserfahrung für effiziente Ergebnisse. Genau hier liegen in den meisten Unternehmen erhebliche Verbesserungspotenziale!

Fazit: Das Zusammenspiel der Zahnräder

Alle fünf genannten Problemfelder haben nicht nur tiefere Gemeinsamkeiten, sondern sie greifen wie die Zähne eines Zahnrades direkt ineinander! Sie entstehen selten von heute auf morgen, sondern entwickeln sich schleichend über einen langen Zeitraum. Mitarbeiter, die ihre Prozesse exakt so absolvieren wie schon seit Jahren, gehören genauso zur Ursache wie nicht erkannte Veränderungen aufgrund der typischen Betriebsblindheit.

Ein paar Minuten Suchzeit hier, eine kleine Bestandsabweichung dort. Ein unnötiger Laufweg oder Fehler, die im täglichen Geschäft mal schnell zwischen Tür und Angel korrigiert werden: Viele kleine, fehleranfällige Prozesse ergeben in der Summe ein riesiges Potenzial für fehlerhafte Lagerführung, falsche Kommunikation und am Ende des Tages unnötige Kosten!

Dabei liegt die Lösung der Probleme genau auf derselben Linie. Es geht nicht darum, von heute auf morgen alle gewachsenen Prozesse radikal umzuwälzen. Vielmehr geht es darum, täglich die Kleinigkeiten zu finden, an denen man arbeiten kann, um Prozesse Schritt für Schritt zu optimieren und die Kosten dauerhaft zu senken. Dazu gehören ein ehrlicher Blick auf den IST-Zustand und eine gehörige Portion Selbstreflexion auf Führungsebene.

Eine strukturierte Analyse der Abläufe und die richtige Verwendung von Kennzahlen, die in der Lage sind, diese komplexen Zusammenhänge sichtbar zu machen, sind der Schlüssel. Nur so lässt sich das optimale Verhältnis zwischen Arbeitszeit, Materialeinsatz, Lagerfläche und Kommunikation realisieren.

Jeden Tag eine kleine Verbesserung spart am Ende des Jahres bares Geld!